Giờ cao điểm: nhân viên “bơi” trong order, khách hàng chờ đợi trong vô vọng, còn chi phí lao động thì phình to không kiểm soát. Đây có phải là cơn ác mộng vận hành mà bạn đang đối mặt? Vấn đề không nằm ở nhân viên, mà ở tấm lịch làm việc. Bài viết này sẽ cung cấp một quy trình toàn diện để bạn lập lịch nhân sự giờ cao điểm một cách khoa học, giúp cân bằng giữa chi phí, hiệu quả vận hành và sự hài lòng của nhân viên.

Tại Sao Lập Lịch Nhân Sự Sai Cách Đang “Đốt” Tiền Của Bạn?

Việc xếp lịch theo cảm tính là một trong những sai lầm tốn kém nhất trong quản lý lao động F&B. Nó không chỉ gây ra tình trạng “kẻ ăn không hết, người lần không ra” mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận:

• Tăng Chi Phí Lao Động Vô Ích: Bố trí thừa nhân viên trong giờ thấp điểm là sự lãng phí trực tiếp. Chi phí lao động lý tưởng trong ngành F&B chỉ nên chiếm 25-35% doanh thu.
• Giảm Chất Lượng Dịch Vụ: Thiếu nhân viên trong giờ cao điểm dẫn đến phục vụ chậm, sai sót, làm giảm trải nghiệm và khiến khách hàng không quay trở lại.
• Nhân Viên Kiệt Sức, Nghỉ Việc: Lịch làm việc quá tải, không công bằng là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao, khiến bạn tốn thêm chi phí tuyển dụng và đào tạo.

Một hiệu quả vận hành vượt trội bắt đầu từ một lịch làm việc được xây dựng dựa trên dữ liệu, không phải phỏng đoán.

Cách Đọc Dữ Liệu POS – Nền Tảng Để Lập Lịch Nhân Sự Giờ Cao Điểm

Muốn xếp lịch chính xác, trước tiên bạn phải hiểu rõ nhịp đập kinh doanh của nhà hàng. “Trái tim” đó chính là dữ liệu từ hệ thống POS (Point of Sale – Máy bán hàng).

Bước 1: Trích Xuất Báo Cáo Doanh Thu Theo Giờ

Hầu hết các phần mềm POS hiện nay đều cho phép bạn xuất báo cáo doanh thu chi tiết theo từng khung giờ trong ngày. Hãy trích xuất dữ liệu của ít nhất 2-4 tuần gần nhất để có được con số trung bình đáng tin cậy.

Bước 2: Xác Định “Khung Giờ Vàng” và “Khung Giờ Chết”

Dựa vào báo cáo, bạn sẽ dễ dàng nhận ra các quy luật:

• Giờ Vàng (Peak Hours): Khung giờ có doanh thu cao đột biến (ví dụ: 11:30 – 13:00 và 18:30 – 20:30). Đây là lúc cần tập trung tối đa nhân lực.
• Giờ Chết (Off-Peak Hours): Khung giờ doanh thu thấp (ví dụ: 14:00 – 17:00). Đây là lúc cần cắt giảm nhân sự để tối ưu chi phí.

Bước 3: Công Thức Tính Nhu Cầu Nhân Sự Tối Thiểu

Sau khi có dữ liệu doanh thu theo giờ, bạn có thể ước tính số lượng nhân viên cần thiết dựa trên năng suất lao động.

Công thức: Số nhân viên cần/giờ = Doanh thu dự kiến/giờ ÷ Năng suất mục tiêu/nhân viên/giờ

Ví dụ: Năng suất mục tiêu của một nhân viên phục vụ là tạo ra 1.000.000 VNĐ doanh thu mỗi giờ. Nếu khung giờ 12:00-13:00 có doanh thu dự kiến là 5.000.000 VNĐ, bạn sẽ cần: 5.000.000 ÷ 1.000.000 = 5 nhân viên phục vụ.

Mô Hình Cân Bằng Chi Phí – Vận Hành – Con Người 

Đây là mô hình cốt lõi giúp bạn giải quyết bài toán lập lịch nhân sự nhà hàng một cách toàn diện, không chỉ tập trung vào vận hành mà còn cân đối với tài chính và con người.

Yếu tố 1: Xác Định Ngưỡng Chi Phí Lao Động Lý Tưởng (Target Labor Cost %)

Trước khi xếp lịch, hãy đặt ra một mục tiêu: “Tôi muốn chi phí nhân sự chiếm bao nhiêu phần trăm trên tổng doanh thu?”. Con số này thường dao động từ 25-35%. Ngưỡng này giúp bạn có một “la bàn” tài chính để đưa ra quyết định phân bổ giờ công hợp lý.

Yếu tố 2: Phân Bổ Giờ Công Dựa Trên Doanh Thu Dự Báo

Với dữ liệu doanh thu theo giờ và ngưỡng chi phí, bạn có thể tính toán tổng số giờ công mình có thể sử dụng cho mỗi ngày.

Ví dụ: Doanh thu dự kiến hôm nay là 50.000.000 VNĐ. Ngưỡng chi phí lao động là 30% (tức 15.000.000 VNĐ). Mức lương trung bình mỗi giờ là 30.000 VNĐ. => Tổng giờ công bạn có thể sử dụng = 15.000.000 ÷ 30.000 = 500 giờ công. Nhiệm vụ của bạn là phân bổ 500 giờ công này vào các khung giờ trong ngày một cách thông minh dựa trên “bản đồ” doanh thu đã phân tích ở trên.

Yếu tố 3: Xây Dựng Đội Ngũ Linh Hoạt: Vũ Khí Bí Mật Cho Giờ Cao Điểm

Để đối phó với những biến động bất ngờ, hãy xây dựng một đội ngũ linh hoạt:

• Đào tạo đa kỹ năng (Cross-training): Huấn luyện nhân viên bếp biết các công việc cơ bản của quầy bar, hoặc nhân viên phục vụ có thể hỗ trợ thu ngân. Điều này giúp bạn điều động nhân sự linh hoạt khi có một vị trí bị quá tải.
• Sử dụng nhân viên Part-time hiệu quả: Thay vì xếp lịch 8 tiếng, hãy thuê nhân viên part-time làm việc trong các ca ngắn 3-4 tiếng, chỉ tập trung vào “khung giờ vàng”.
• Xây dựng đội ngũ “On-call” (Trực chờ): Có một danh sách nhân viên sẵn sàng làm việc khi được gọi trong các trường hợp khẩn cấp hoặc những ngày lễ quá đông khách.

Việc tính toán và phân bổ giờ công thủ công khiến bạn đau đầu? Khám phá ngay các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự giúp tự động dự báo và đề xuất lịch làm việc tối ưu chỉ trong vài cú nhấp chuột!

Không Chỉ Lên Lịch, Hãy Đo Lường: 3 KPIs Phải Biết Để Tối Ưu Vận Hành

Một tấm lịch làm việc chỉ thực sự hiệu quả khi bạn đo lường được nó. Hãy theo dõi 3 chỉ số sau hàng tuần:

1. Chi phí lao động theo phần trăm doanh thu (Labor Cost Percentage)

Đây là chỉ số quan trọng nhất, cho biết bạn có đang chi tiêu cho nhân sự một cách hợp lý hay không.

Công thức: Labor Cost % = (Tổng chi phí lương ÷ Tổng doanh thu) × 100

2. Doanh thu trên mỗi giờ công lao động (Sales Per Labor Hour – SPLH)

Chỉ số này đo lường năng suất của đội ngũ. SPLH càng cao chứng tỏ nhân viên của bạn làm việc càng hiệu quả.

Công thức: SPLH = Tổng doanh thu ÷ Tổng số giờ công đã sử dụng

3. Năng suất phục vụ (Guests per Labor Hour)

Chỉ số này đặc biệt hữu ích cho bộ phận phục vụ, đo lường số lượng khách mỗi nhân viên có thể chăm sóc trong một giờ.

Việc theo dõi các chỉ số này giúp bạn biết được lịch làm việc hiện tại đã tối ưu chưa và cần điều chỉnh ở đâu.

Từ Lịch Làm Việc Tối Ưu Đến Doanh Thu Đột Phá

Lập lịch nhân sự giờ cao điểm không còn là bài toán của sự phỏng đoán. Bằng cách tận dụng sức mạnh của dữ liệu từ hệ thống POS, áp dụng mô hình cân bằng giữa Chi phí – Vận hành – Con người, và liên tục đo lường hiệu quả qua các chỉ số KPIs, bạn sẽ xây dựng được một quy trình vận hành không chỉ hiệu quả mà còn bền vững. Một lịch làm việc thông minh chính là chìa khóa để tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra một môi trường làm việc công bằng, giúp doanh nghiệp của bạn tăng trưởng mạnh mẽ.

Bạn đã sẵn sàng để biến việc xếp lịch từ gánh nặng thành lợi thế cạnh tranh? Khám phá ngay các giải pháp quản lý nhà hàng toàn diện giúp bạn tự động hóa quy trình vận hành và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác!