Lợi nhuận nhà hàng của bạn đang bị “bào mòn” bởi những chi phí vô hình? Với kinh nghiệm tư vấn tài chính cho hàng loạt thương hiệu F&B, chúng tôi nhận thấy sai lầm phổ biến nhất là xem báo cáo tài chính như những con số của bộ phận kế toán. Thực tế, đây là tấm bản đồ quyền lực nhất giúp bạn điều hướng kinh doanh.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đọc báo cáo tài chính một cách thực chiến và từ đó lập kế hoạch tối ưu chi phí hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi giải mã những con số để biến việc quản lý tài chính nhà hàng thành lợi thế cạnh tranh sắc bén của bạn.

Tại Sao Đọc Báo Cáo Tài Chính Là Kỹ Năng Sống Còn Của Chủ Nhà Hàng?

Bỏ qua báo cáo tài chính cũng giống như lái xe mà không có bảng điều khiển. Bạn sẽ không biết mình đang đi nhanh hay chậm, sắp hết xăng hay động cơ có vấn đề. Trong ngành F&B, việc phân tích tài chính giúp bạn:

• Xác định “Lỗ Hổng” Chi Phí Tìm ra chính xác những khoản chi nào đang tăng bất thường và “ăn” vào lợi nhuận.
• Đo Lường Hiệu Suất Biết được món ăn nào đang lãi nhất, chương trình khuyến mãi nào hiệu quả.
• Ra Quyết Định Dựa Trên Dữ Liệu Thay vì phỏng đoán, bạn sẽ có cơ sở vững chắc để quyết định đầu tư, thay đổi thực đơn hay điều chỉnh nhân sự.

Lưu ý 3 Báo Cáo Tài Chính Quan Trọng Nhất

Để bắt đầu, hãy tập trung vào 3 loại báo cáo cốt lõi sau:

Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh 

Đây là báo cáo cho thấy Doanh thu – Chi phí = Lợi nhuận trong một kỳ (tháng/quý). Đối với nhà hàng, hãy tập trung vào:

• Giá Vốn Hàng Bán (COGS) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tỷ lệ COGS/Doanh thu trong ngành F&B lý tưởng là khoảng 25-40%. Nếu con số của bạn cao hơn, đây là “cờ đỏ” cho thấy quy trình quản lý kho, định lượng hoặc đàm phán giá nhà cung cấp đang có vấn đề.
• Chi Phí Nhân Công (Labor Cost) Bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm. Tỷ lệ này nên ở mức 20-30% doanh thu.
• Chi Phí Hoạt Động (Operating Expenses) Tiền thuê nhà, điện nước, marketing…

Bảng Cân Đối Kế Toán 

Báo cáo này cho thấy Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu tại một thời điểm. Nó giúp bạn nhận diện:

• Tài Sản “Chết” Các thiết bị cũ không dùng, hàng tồn kho hết hạn… đang chiếm dụng không gian và vốn. Thanh lý chúng có thể cải thiện dòng tiền.
• Nợ “Ngầm” Các khoản vay lãi suất cao, công nợ nhà cung cấp quá hạn có thể tạo áp lực tài chính lớn.

Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ 

Lợi nhuận trên giấy không có ý nghĩa nếu bạn không có tiền mặt để vận hành. Báo cáo này cho thấy tiền vào và ra từ 3 hoạt động:

• Kinh doanh Dòng tiền âm ở đây là dấu hiệu nguy hiểm nhất, cho thấy chi phí vận hành đang cao hơn số tiền thu về.
• Đầu tư Chi quá nhiều tiền mua sắm, sửa chữa có thể làm cạn kiệt dòng tiền.
• Tài chính Các khoản trả nợ gốc và lãi vay.

Lập Kế Hoạch Tối Ưu Chi Phí Qua 3 Bước Hành Động

Sau khi đã có dữ liệu, hãy bắt tay vào hành động.

Bước 1 – Phân Loại Chi Phí và Xác Định “Điểm Đau”

Chia chi phí thành 2 loại:

• Định phí (Fixed Costs) Tiền thuê, lương quản lý… Khó thay đổi trong ngắn hạn.
• Biến phí (Variable Costs) Nguyên vật liệu, điện nước, lương nhân viên theo giờ… Dễ tác động hơn.

“Điểm đau” chính là những khoản biến phí có tỷ trọng cao và tăng bất thường. Đó là nơi bạn cần tập trung nỗ lực cắt giảm chi phí đầu tiên.

Bước 2 – Tối Ưu Chuỗi Cung Ứng và Vận Hành

• Đàm Phán Lại Với Nhà Cung Cấp Mua số lượng lớn hơn để có giá tốt, tìm kiếm nhà cung cấp thay thế.
• Chuẩn Hóa Định Lượng (Portion Control) Đảm bảo 100% nhân viên bếp tuân thủ công thức. Đây là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất.
• Quản Lý Tồn Kho Theo Nguyên Tắc FIFO Áp dụng “Nhập trước – Xuất trước” để giảm thiểu hỏng hóc. Sử dụng phần mềm để theo dõi tồn kho chính xác.

Bước 3 – Tối Ưu Hiệu Suất Nguồn Nhân Lực

• Sắp Xếp Lịch Làm Việc Linh Hoạt Dựa vào dữ liệu khách hàng theo giờ/ngày để bố trí nhân sự, tránh thừa người giờ thấp điểm.
• Đào Tạo Đa Nhiệm Nhân viên phục vụ có thể hỗ trợ pha chế, nhân viên bếp có thể phụ trách nhiều vị trí.
• Ứng Dụng Công Nghệ Sử dụng hệ thống POS, QR code order để giảm tải công việc thủ công, cho phép nhân viên tập trung vào dịch vụ khách hàng.

Bạn muốn có một bản kế hoạch chi tiết hơn? Xem thêm Cách lập báo cáo tài chính nhà hàng ăn uống

Case Study Nhà Hàng “Bếp Việt” Cắt Giảm 15% Chi Phí Vận Hành

Nhà hàng “Bếp Việt” (quy mô 80 chỗ ngồi) đối mặt với tình trạng lợi nhuận giảm dù doanh thu không đổi.

• Phân tích Báo cáo tài chính chỉ ra tỷ lệ COGS đã tăng từ 35% lên 42% và chi phí nhân sự tăng 5% vào các ngày trong tuần.
• Hành động
  • Kiểm tra kho Phát hiện lãng phí ở khâu sơ chế rau củ và thất thoát nhỏ ở quầy bar.
  • Hành động 1 Tổ chức buổi training lại toàn bộ bếp về định lượng chuẩn và quy trình bảo quản. Lắp camera giám sát tại kho và quầy bar.
  • Hành động 2 Phân tích dữ liệu từ POS, nhận thấy lượng khách từ thứ 2-thứ 5 thấp hơn 40% so với cuối tuần. Sắp xếp lại lịch làm việc, giảm 1 nhân viên phục vụ/ca vào các ngày này và áp dụng chính sách đào tạo đa nhiệm.
• Kết quả sau 2 tháng
  • Tỷ lệ COGS giảm còn 36%.
  • Chi phí nhân sự giảm 4%.
  • Tổng chi phí vận hành giảm 15%, lợi nhuận ròng tăng 11%.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Quản Lý Chi Phí Nhà Hàng

1. Tôi không rành về tài chính, có công cụ nào cho người mới bắt đầu không? Có. Hãy bắt đầu với chính phần mềm quản lý bán hàng (POS) của bạn. Hầu hết đều có tính năng báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận gộp theo món. Nó đủ để bạn có cái nhìn ban đầu.

2. Làm sao để theo dõi chi phí hàng ngày hiệu quả? Hãy tạo một file Google Sheets đơn giản, ghi lại MỌI khoản chi trong ngày và phân loại chúng (Nguyên liệu A, Nguyên liệu B, Gas, Gửi xe…). Cuối tuần, hãy dùng hàm SUMIF để xem tổng chi cho từng loại. Bất kỳ sự đột biến nào cũng sẽ lộ ra ngay.

3. Cắt giảm chi phí có làm ảnh hưởng đến chất lượng không? Hoàn toàn không, nếu bạn làm đúng. Tối ưu hóa chi phí là loại bỏ LÃNG PHÍ (nguyên liệu thừa, giờ công không hiệu quả, điện nước rò rỉ), không phải cắt xén chất lượng sản phẩm hay dịch vụ.

Nắm Vững Tài Chính Để Phát Triển Bền Vững

Việc đọc báo cáo tài chính và lập kế hoạch tối ưu chi phí không phải là công việc một lần mà là một quy trình liên tục. Bằng cách biến những con số khô khan thành những quyết định hành động thông minh, bạn không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc, sẵn sàng cho mọi cơ hội phát triển trong tương lai.

Đừng để chi phí “ăn mòn” tâm huyết của bạn. Hãy nắm vứng kiến thức về Tài Chính ngay từ hôm nay!

Tìm hiểu thêm về các Cách Vận Hành Nhà Hàng chuyên nghiệp và hiệu quả