Nhà hàng của bạn luôn trong tình trạng “lúc thiếu người, khi thừa việc”, còn chi phí nhân sự thì luôn ở mức báo động đỏ? Với kinh nghiệm tư vấn vận hành và tối ưu chi phí cho hàng chục thương hiệu F&B, tôi có thể khẳng định: gốc rễ của vấn đề thường nằm ở cách bạn tạo lịch làm việc.

Trong ngành F&B, việc xếp lịch thủ công theo cảm tính là nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí. Bạn có thể đang trả lương cho nhân viên đứng chơi vào giờ thấp điểm, hoặc khiến khách hàng tức giận vì phải chờ đợi quá lâu trong giờ cao điểm. Một lịch làm việc thông minh không chỉ là phân chia ca kíp, mà là một công cụ chiến lược để tối ưu chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc áp dụng một quy trình linh hoạt và dựa trên dữ liệu sẽ giúp bạn:

• Tối ưu chi phí nhân sự: Đảm bảo bạn chỉ sử dụng đúng số lượng nhân viên cần thiết tại mọi thời điểm, cắt giảm lãng phí.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Luôn có đủ nhân viên để phục vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp trong giờ cao điểm.
• Tăng sự hài lòng của nhân viên: Tạo ra một lịch làm việc công bằng, linh hoạt, tôn trọng nguyện vọng và cân bằng cuộc sống cho nhân viên, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Thay thế việc đoán mò bằng các quyết định lập lịch nhân sự dựa trên số liệu kinh doanh thực tế.

Hãy cùng đi sâu vào quy trình 5 bước để xây dựng một lịch làm việc F&B hiệu quả, biến chi phí nhân sự từ gánh nặng thành lợi thế cạnh tranh.

Dự Báo Nhu Cầu Để Tạo Lịch Làm Việc Thông Minh

Trước khi xếp một nhân viên nào vào ca, bạn cần biết: “Khi nào chúng ta bận rộn nhất và cần bao nhiêu người?”. Đừng đoán, hãy dùng dữ liệu.

• Phân tích dữ liệu bán hàng (POS Data): Đây là nguồn thông tin quý giá nhất. Hầu hết các máy POS hiện đại đều có thể xuất báo cáo doanh thu theo giờ, theo ngày. Hãy xem lại dữ liệu của ít nhất 4 tuần gần nhất để xác định:
  • Khung giờ vàng: Các khoảng thời gian có doanh thu và số lượng hóa đơn cao nhất (Vd: 12h-13h trưa, 19h-21h tối).
  • Ngày cao điểm: Các ngày trong tuần đông khách nhất (Vd: Thứ Sáu, Thứ Bảy, Chủ Nhật).
  • Sản phẩm bán chạy: Các món ăn/thức uống nào cần nhiều nhân lực chuẩn bị nhất trong giờ cao điểm?
• Xem xét yếu tố bên ngoài:
  • Mùa vụ & Sự kiện: Doanh thu có tăng đột biến vào các dịp lễ, Tết, cuối tháng, hay các sự kiện đặc biệt (trận đấu bóng đá, ngày lễ tình nhân) không?
  • Thời tiết: Một ngày mưa có thể làm giảm lượng khách ăn tại chỗ nhưng lại tăng đột biến đơn hàng giao đi.
  • Chương trình khuyến mãi: Các chương trình giảm giá, mua 1 tặng 1 sẽ thu hút lượng khách lớn hơn bình thường.
• Lập bảng nhu cầu nhân sự: Từ các phân tích trên, hãy tạo một bảng ước tính số lượng nhân viên cần cho từng vị trí (bếp, phục vụ, thu ngân, pha chế) theo từng khung giờ trong ngày. Đây sẽ là kim chỉ nam cho việc quản lý ca làm việc nhà hàng của bạn.

Việc quản lý lịch làm việc và các vấn đề nhân sự sẽ dễ dàng hơn với các công cụ phù hợp. Tìm hiểu thêm Top 10 phần mềm nhân sự hàng đầu hiện này

5 Bước Tạo Lịch Làm Việc Linh Hoạt và Tối Ưu

Khi đã có bảng nhu cầu, hãy bắt đầu quy trình lập lịch nhân sự chuyên nghiệp.

Bước 1: Thu Thập Nguyện Vọng và Tình Trạng Sẵn Sàng

Một lịch làm việc linh hoạt cần xuất phát từ sự tôn trọng. Việc áp đặt lịch cứng nhắc là nguyên nhân hàng đầu gây ra sự bất mãn và tăng tỷ lệ nghỉ việc.

• Tạo form đăng ký: Trước khi xếp lịch 1-2 tuần, hãy gửi một form đơn giản (Google Forms, Zalo) để nhân viên đăng ký ca làm việc mong muốn, các ngày chắc chắn cần nghỉ, hoặc các khung giờ họ không thể làm việc.
• Truyền thông rõ ràng: Giải thích rằng việc đăng ký nguyện vọng giúp bạn tạo ra một lịch trình tốt hơn cho tất cả mọi người, nhưng quyết định cuối cùng vẫn cần dựa trên nhu cầu vận hành của nhà hàng.

Bước 2: Xây Dựng “Ma Trận Kỹ Năng” Nhân Viên

Không phải nhân viên nào cũng giống nhau. Hãy tạo một danh sách nhân viên và đánh giá họ theo một ma trận kỹ năng để đảm bảo các ca quan trọng luôn có nhân sự “cứng”.

• Phân loại theo vị trí & kinh nghiệm: Bếp chính, Bếp phụ, Phục vụ, Pha chế, Thu ngân… và cấp độ (Nhân viên mới, Nhân viên cứng, Trưởng ca).
• Gắn thẻ kỹ năng đặc biệt:
  • Kỹ năng cứng: Giao tiếp tiếng Anh, pha chế cocktail phức tạp, sử dụng thành thạo phần mềm quản lý…
  • Kỹ năng mềm: Xử lý phàn nàn tốt, khả năng bán hàng (upselling) xuất sắc, tốc độ làm việc nhanh…
  • Đa kỹ năng: Nhân viên phục vụ có thể phụ giúp quầy bar, nhân viên thu ngân có thể nhận order…

Bước 3: Xếp Lịch Nháp Dựa Trên Nhu Cầu và Kỹ Năng

Bây giờ, hãy mở bảng tính hoặc phần mềm xếp lịch và bắt đầu “điền vào chỗ trống” một cách chiến lược.

• Ưu tiên “Ca Neo”: Lấp đầy các ca vào giờ cao điểm và ngày cuối tuần bằng những nhân viên “cứng” nhất trước tiên. Đây là những ca quan trọng quyết định doanh thu và sự hài lòng của khách hàng.
• Kết hợp các loại ca một cách thông minh: Đừng chỉ dùng ca 8 tiếng. Hãy linh hoạt sử dụng:
  • Ca gãy (Split shift): Cho nhân viên làm việc vào giờ cao điểm trưa và tối, nghỉ vào giữa buổi chiều.
  • Ca part-time ngắn (4-5 tiếng): Thêm 2 nhân viên part-time vào đúng 2-3 giờ cao điểm buổi tối sẽ hiệu quả và tiết kiệm hơn nhiều so với dùng một nhân viên full-time cả buổi.
• Đảm bảo tuân thủ luật lao động: Chú ý đến thời gian nghỉ giữa ca, số giờ làm tối đa trong ngày/tuần để bảo vệ quyền lợi nhân viên.

Bước 4: Tính Toán và Tối Ưu Chi Phí Nhân Sự

Đây là bước các quản lý thường bỏ qua, dẫn đến chi phí vượt ngân sách.

• Lập bảng tính chi phí dự kiến: Khi có lịch nháp, hãy tính tổng chi phí lương.
  • Công thức: Tổng chi phí lương dự kiến = (Tổng số giờ làm của nhân viên A * Lương theo giờ của A) + (Tổng số giờ làm của nhân viên B * Lương theo giờ của B) + …
• Đối chiếu với ngân sách: So sánh tổng chi phí này với mục tiêu “Tỷ lệ chi phí lao động trên doanh thu”.  Ngành F&B thường đặt mục tiêu ở mức 25-35%.
• Tinh chỉnh: Nếu chi phí quá cao, hãy quay lại Bước 3 để điều chỉnh. Tự hỏi: “Ca làm việc từ 14h-16h có thực sự cần 3 nhân viên phục vụ không? Hay chỉ cần 1 người và 1 nhân viên đa kỹ năng sẵn sàng hỗ trợ?”.

Bước 5: Công Bố, Lấy Phản Hồi và Cho Phép Điều Chỉnh

• Công bố lịch sớm: Gửi lịch làm việc ít nhất 1 tuần trước khi có hiệu lực để nhân viên có thời gian sắp xếp cuộc sống cá nhân.
• Cho phép tự đổi ca: Khuyến khích nhân viên tự thỏa thuận đổi ca với nhau (có sự chấp thuận cuối cùng của quản lý). Điều này làm tăng tính linh hoạt và giảm gánh nặng cho bạn.
• Lắng nghe phản hồi: Sau khi lịch được áp dụng, hãy hỏi nhân viên xem họ cảm thấy thế nào. Lịch trình có quá căng thẳng hay quá nhàn rỗi không? Sự lắng nghe này giúp bạn cải thiện cho những lần lập lịch nhân sự sau.

Xây Dựng Kế Hoạch Dự Phòng Cho Tương Lai

Rủi ro nhân viên nghỉ đột xuất là không thể tránh khỏi. Một người quản lý giỏi luôn có sẵn kế hoạch dự phòng.

• Xây dựng danh sách nhân viên dự phòng: Lập danh sách những nhân viên part-time, nhân viên cũ hoặc sinh viên làm thêm sẵn sàng làm việc khi được gọi đột xuất (có trả một khoản phí chờ).
• Thiết lập kênh liên lạc khẩn cấp: Một nhóm chat Zalo/Messenger chỉ dành cho việc thông báo ca trống và tìm người thay thế một cách nhanh chóng.
• Chính sách làm thêm giờ và đổi ca rõ ràng: Quy định rõ cách tính lương làm thêm giờ (OT), và các nguyên tắc khi đổi ca để đảm bảo sự công bằng và minh bạch.

Lịch Làm Việc Thông Minh Là Đòn Bẩy Tối Ưu Hóa Doanh Nghiệp

Việc tạo lịch làm việc đã vượt ra ngoài khuôn khổ của một công việc hành chính đơn thuần. Nó đã trở thành một nghệ thuật và khoa học về quản lý nhân sự, đòi hỏi sự cân bằng giữa dữ liệu kinh doanh, kỹ năng con người và ngân sách. Bằng cách áp dụng một quy trình linh hoạt, dựa trên dự báo và liên tục tối ưu chi phí nhân sự, bạn không chỉ cắt giảm lãng phí mà còn xây dựng được một đội ngũ hài lòng, gắn kết và sẵn sàng mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về nghệ thuật quản trị con người trong ngành F&B? Khám phá thêm các bài viết chuyên sâu về quản lý nhân sự tại đây!