Nhân viên mới nghỉ việc chỉ sau vài tuần dù bạn đã rất vất vả để tuyển dụng? Đây là một “cơn ác mộng” quen thuộc trong ngành F&B, và gốc rễ của vấn đề thường nằm ở một quy trình onboarding hời hợt và thiếu chuyên nghiệp. Là một chuyên gia tư vấn thiết lập vận hành cho hơn 50 thương hiệu F&B, tôi có thể khẳng định: tuyển được người đã khó, giữ được họ còn khó hơn, và onboarding chính là cây cầu quyết định họ sẽ ở lại hay rời đi.
Nhiều quản lý vẫn lầm tưởng onboarding chỉ là thủ tục ngày đầu. Nhưng theo nghiên cứu của Brandon Hall Group, một quy trình onboarding tuyệt vời có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82% và tăng năng suất hơn 70%. Bài viết này sẽ là cẩm nang thực chiến, hướng dẫn bạn xây dựng một quy trình onboarding nhà hàng chuyên nghiệp qua 4 giai đoạn, giúp biến nhân viên mới thành những thành viên cốt cán, trung thành.
Quy Trình Onboarding 4 Giai Đoạn Cho Nhân Viên Mới Ngành F&B
Hãy quên đi cách làm hời hợt, đây là 4 giai đoạn chi tiết để chào đón một thành viên mới một cách trọn vẹn.
Giai đoạn 1: Chuẩn Bị Chào Đón (Pre-onboarding)
Quá trình onboarding không bắt đầu vào ngày đi làm, mà ngay từ khoảnh khắc ứng viên nói “Đồng ý”. Giai đoạn này thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng của bạn.
- Gửi “Welcome Kit” ấn tượng:
- Ngay sau khi ứng viên xác nhận nhận việc, hãy gửi một email chào mừng nồng nhiệt.
- Đính kèm một “Welcome Kit” (Bộ tài liệu chào mừng) đơn giản nhưng chu đáo: thư chào mừng từ quản lý, lịch trình chi tiết cho ngày đầu tiên, sơ đồ đến nhà hàng, và một vài hình ảnh vui vẻ về đội nhóm. Điều này giúp giảm bớt sự lo lắng và tạo sự hào hứng cho nhân viên mới.
- Chuẩn bị tài nguyên đầy đủ:
- Không gì tệ hơn việc nhân viên mới đến và mọi thứ đều chưa sẵn sàng. Hãy đảm bảo đồng phục vừa vặn, tủ đồ cá nhân có tên, bảng tên, và các công cụ làm việc (máy POS, sổ order…) đã được chuẩn bị.
- Thông báo cho đội nhóm:
- Gửi thông báo nội bộ về thành viên mới: tên, vị trí, ngày bắt đầu làm việc và một vài thông tin thú vị về họ. Khuyến khích mọi người chuẩn bị tinh thần để chào đón.
- Phân công “Buddy” (Bạn đồng hành):
- Đây là một trong những chiến thuật hiệu quả nhất. Hãy chỉ định một nhân viên cũ có kinh nghiệm, tính cách cởi mở và tích cực làm “buddy”. Người này sẽ giúp nhân viên mới giải đáp những câu hỏi mà họ ngại hỏi quản lý.
Giai đoạn 2: Bùng Nổ Cảm Hứng Trong Ngày Đầu Tiên
Ấn tượng trong ngày đầu tiên có sức mạnh định hình toàn bộ trải nghiệm sau này. Mục tiêu là làm cho nhân viên mới cảm thấy họ đã đưa ra một quyết định đúng đắn.
- Chào đón nồng nhiệt: Quản lý trực tiếp phải dành thời gian đón tiếp, không nên giao việc này cho người khác. Một lời chào nồng ấm và một nụ cười có giá trị hơn bất kỳ lời nói nào.
- Tour tham quan nhà hàng chi tiết: Dẫn nhân viên đi một vòng, giới thiệu các khu vực (bếp, kho, khu vực khách…), đặc biệt là các lối đi, quy định an toàn, và cả những “góc bí mật” như nơi nghỉ ngơi của nhân viên.
- Hoàn tất thủ tục & Bàn giao tài liệu đào tạo: Dành một khoảng thời gian riêng để ký hợp đồng, hoàn thiện hồ sơ. Quan trọng nhất là bàn giao bộ tài liệu đào tạo nhân viên mới và giải thích cách sử dụng chúng.
- Bữa trưa thân mật cùng đội nhóm: Một bữa trưa vui vẻ là cách phá băng hiệu quả nhất, giúp nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp ở phương diện cá nhân.
- Nguyên tắc vàng: Tuyệt đối không giao việc quá sức hay để nhân viên mới một mình trong ngày đầu tiên. Hãy để họ tập trung vào việc quan sát, lắng nghe và làm quen.
Giai đoạn 3: Đào Tạo Chuyên Sâu Thông Qua Thực Chiến
Đây là giai đoạn đào tạo nhân viên F&B đi vào chiều sâu, biến lý thuyết thành kỹ năng thực tế.
- Đào tạo về sản phẩm: Nhân viên cần hiểu rõ nguồn gốc nguyên liệu, các món đặc trưng, thành phần gây dị ứng, hoặc cách tư vấn món ăn/thức uống cho từng đối tượng khách hàng.
- Đào tạo về quy trình vận hành (SOPs): Sử dụng các tài liệu đào tạo đã chuẩn bị để hướng dẫn các quy trình cốt lõi: quy trình 7 bước phục vụ, quy trình order trên máy POS, quy trình thanh toán, quy trình xử lý phàn nàn…
- Check-in hàng ngày: Cuối mỗi ngày, quản lý và “buddy” nên dành 10-15 phút để hỏi thăm, lắng nghe khó khăn, giải đáp thắc mắc và đưa ra những phản hồi tích cực, mang tính xây dựng.
Bạn muốn tham gia vào một khóa học quản trị con người trong ngành F&B? Tìm hiểu tại đây!
Giai đoạn 4: Hòa Nhập Và Phát Triển
Đây là giai đoạn chuyển giao từ “người mới” sang “thành viên thực thụ”.
- Thiết lập mục tiêu 30 ngày: Cùng nhân viên mới đặt ra những mục tiêu công việc rõ ràng, có thể đo lường được (ví dụ: thuộc lòng 80% menu, tự xử lý 5 tình huống phàn nàn đơn giản…).
- Đánh giá thử việc hiệu quả: Tổ chức một buổi trao đổi chính thức vào cuối tháng đầu tiên. Đây không phải là buổi phán xét, mà là cuộc đối thoại hai chiều để đánh giá hiệu suất, lắng nghe phản hồi từ nhân viên mới về quy trình onboarding, và vạch ra lộ trình phát triển tiếp theo.
- Khuyến khích kết nối sâu hơn: Tạo cơ hội để nhân viên mới tham gia vào các hoạt động chung, các buổi họp team, hoặc các dự án nhỏ để họ cảm thấy mình thực sự là một phần của tập thể.
Nguồn: Hướng Nghiệp Á Âu
Checklist 5 Loại Tài Liệu Đào Tạo Bắt Buộc Phải Có
Một quy trình onboarding sẽ không hoàn chỉnh nếu thiếu bộ công cụ chuyên nghiệp.
- Sổ tay nhân viên (Phiên bản F&B):
- Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của nhà hàng.
- Nội quy về giờ giấc, đồng phục, tác phong, thái độ dịch vụ.
- Chính sách phúc lợi, lương thưởng, ngày nghỉ.
- Quy định về an toàn lao động và PCCC.
- Tài liệu về Menu & Sản phẩm:
- Mô tả chi tiết từng món ăn, thức uống: thành phần, định lượng, cách trình bày, giá bán
- Ghi chú các chất gây dị ứng
- Các câu chuyện thú vị đằng sau món ăn (nếu có) để nhân viên tư vấn cho khách
- Sơ đồ và Quy trình vận hành (SOPs):
- Sơ đồ bố trí các khu vực trong nhà hàng
- Lưu đồ quy trình phối hợp giữa Bếp – Phục vụ – Thu ngân
- Quy trình vệ sinh an toàn thực phẩm (checklist hàng ngày)
- Kịch bản Giao tiếp & Xử lý tình huống:
- Các mẫu câu chào hỏi, tiếp nhận order, giới thiệu món
- Kịch bản up-selling (bán thêm) một cách tự nhiên
- Hướng dẫn 5 bước xử lý các phàn nàn thường gặp
- Checklist công việc hàng ngày (theo vị trí):
- Danh sách các đầu việc cần làm cho từng vị trí (phục vụ, bếp, thu ngân) vào đầu ca, trong ca và cuối ca
Đầu tư vào Onboarding cho một nền tảng cho dịch vụ hoàn hảo
Một quy trình onboarding bài bản và bộ tài liệu đào tạo chuyên nghiệp không chỉ là “thủ tục” mà là một lời tuyên bố về văn hóa và sự trân trọng con người của nhà hàng bạn. Bằng cách đầu tư thời gian và tâm huyết để chào đón và đào tạo nhân viên mới, bạn đang xây dựng nền tảng vững chắc nhất cho chất lượng dịch vụ hoàn hảo, một đội ngũ trung thành và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hãy xem mỗi nhân viên mới là một khách hàng nội bộ quan trọng nhất, và bạn sẽ nhận lại được sự tận tâm vô giá của họ.
CTA: Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về nghệ thuật quản trị con người trong ngành F&B? Khám phá thêm các bài viết chuyên sâu về quản lý nhân sự tại đây!
